每頁配一個可直接講的真實例子 · 善用系統整合資歷 · 多用「以前 vs 現在」對比
用一個「省時間」的故事開場,先勾住注意力:
「我做系統整合的時候,最怕的不是寫規格,是會後整理。以前一場跟廠商的需求訪談開兩小時,我回去要花一整個下午把錄音聽打成記錄。前陣子我把錄音丟給 AI,泡杯咖啡的時間,記錄就出來了。今天,我就把這種『把時間還給你』的本事,整碗端給各位。」
用自己的職涯轉變做對比,拉近距離:
把「電腦課」和「今天」對比,消除恐懼:
舉學員今天早上一定做過的事:
「各位今天早上開導航避開塞車、手機相簿自動把你跟孫子的合照分在一起、YouTube 一直推你愛看的——這些背後全是 AI。你早就在用了,只是它沒掛牌子說『我是 AI』。」
用「計算機怎麼進辦公室的」類比,再帶一個公文例子:
系統整合最有感的對比——查資料這件事:
用「老同事的默契」來講上下文:
「跟帶很久的助理講『那個案子往後延一週』,他不用你說全名就知道是哪個案子——因為他記得前面的對話。AI 也一樣,你前面交代的背景,它都接得住。所以訣竅就是:把來龍去脈先講清楚。」
你做系統整合最懂資料外洩的痛,講得會很有說服力:
個資紅線:「驗收文件裡常常夾著民眾身分證字號、廠商報價是商業機密。千萬不要整份貼進對話框,先把敏感欄位塗掉,或用『王先生』『A 廠商』代替。」
幻覺紅線:「AI 有時會『一本正經地唬爛』,掰出一個根本不存在的函釋字號。所以對外公告、法規數字,最後一定人工核一次。」
把三個工具講成三種同事:
「ChatGPT 像萬事通的萬用助理;NotebookLM 像只看你給的卷宗、絕不亂講的書記官;Gemini 像 Google 派來的內線,查最新的最在行。今天我們先交兩個朋友:Gemini 跟 NotebookLM。」
用兩個具體任務示範「該找誰」:
用「吃到飽要省著用」和系統測試的習慣類比:
用大家裝過的 App 類比,降低門檻:
「就像當初第一次裝 LINE,掃個碼、用 Google 帳號登入就好。我建議用瀏覽器版,不要下載 App——就像 LINE 的電腦版,功能比較齊全。」
先報菜單,讓學員安心:
「等一下我們做三件你們監理所天天會遇到的事:跟 AI 打招呼、做會議記錄、回覆民眾。三件都做完,你今天就算開機成功了。」
用「跟 Siri 講話」破除打字恐懼:
「不會打字的長輩別怕,這關動口不動手。就像你平常喊『Hey Siri』一樣,點麥克風、用講的就好。第一次先讓它自我介紹,三句話打個招呼。」
把提示詞講成「交辦單」:
「這張配方其實就是一張交辦單:對方是誰、要做什麼、做成幾句、什麼背景。你交代得越清楚,新同事就越不會做錯。」
這頁最有共鳴,務必用對比表,講「道安會報」:
用「給新人一張格式範本」來講:
「以前帶新人做記錄,你得先給他一份格式範本,他才知道哪欄填什麼。這張提示詞就是那份範本,AI 照著填,連公文口吻都幫你調好。」
用一個會「上新聞」的反例做對比,最抓眼球:
用「資深學姐教你回客訴」來講:
「還記得剛進來時,學姐怎麼教你回客訴嗎?先同理、再說明。這張配方就是把學姐的功力寫下來,AI 每次都幫你先安撫再回答。」
這個對比你最懂——當年廠商怎麼接需求:
把五要素對應成你最熟的「需求訪談」:
「這五個要素,其實就是一張完整的需求單:誰來做(角色)、做什麼(任務)、要什麼格式、有什麼限制、什麼背景。當年訪談缺一項,系統就會做歪;跟 AI 講話也是,五項到齊,它就準。」
用「帶新人」串四個秘訣:
「對待 AI 就像帶新人:講清楚、做不好再講一次越講越順、真的卡住就換個方式重來,但重要的事你還是要自己複核——它給草稿,你來定稿。」
用「主管臨時丟一本標案」的場景對比:
用「問路」比喻兩種 AI 的差別:
用果汁機+你的採購經驗:
「它就像一台果汁機。我把三家廠商的報價單加規格書一起丟進去,它幫我打成一杯比較表——誰便宜、誰功能多、誰交期快,一目了然。食材給得好,果汁才好喝。」
用「三個抽屜」記住介面:
「介面記三格就好:左邊放文件(按+上傳)、中間問問題、右邊變魔術(Studio 秒生心智圖、簡報)。等一下右邊那格有九種神器,慢慢玩。」
先給全貌、降低壓力:
「九種輸出就像辦公室九種文書工具,看場合用,不用全記。時間不夠,我挑兩三個現場示範,其他你回去自己玩。」
用通勤情境做對比:
用「做月報簡報」的痛點對比:
用廠商教學影片的場景:
「廠商常丟一支一小時的系統操作教學影片,誰有空看完?把網址貼進去,它幫你抓出重點時間軸,要看哪段直接跳。」
用整理需求的場景:
「訪談完一堆零散需求,貼上去,它幫你梳成一張樹狀圖:主功能、子功能、細節,哪裡漏了一眼就看出來。做讀書筆記、整理法規架構也超好用。」
用廠商評選的場景:
「三家廠商的建議書丟進去,它交叉比對後生出一份評選報告:問題背景、各家優劣、建議方案,還標出處。以前這要我寫兩天。」
公部門最有感——考試與新人訓練:
「要考證照、背法規名詞?把筆記變成雙面閃卡隨時自測。新人訓練也行——把專案術語做成卡,新同事一週就上手。」
用導入新系統的場景:
「新系統上線後,最怕同仁說『有教過喔?』。讓 AI 根據操作手冊出一份隨堂測驗,考完就知道誰真的會、誰要再教。」
用宣導懶人包的場景:
「監理新制要宣導,整篇公告沒人看。讓它濃縮成FB 懶人包圖卡腳本——三五個重點、每張不超過 20 字,民眾滑一下就懂。」
用你最熟的比價表做對比:
用「建公文範本」類比:
「你一定有那種常用的公文範本,每次套用不用重打。Gems 就是把你最常交辦的工作做成範本,設定一次,永久套用,免費版就能用。」
用「發識別證+SOP」來講:
「做 Gem 就像幫 AI發一張識別證、附一份 SOP。發完它就記得自己是『會議記錄專員』,下次不用再從頭交代一遍。」
用「臨時工 vs 老鳥」對比,並強調可分享:
把三個 Gem 講成三位實習生:
「我幫監理所配了三位數位實習生:會議速記王管逐字稿、民眾留言小幫手管客訴、寫真風格圖卡管美編。三個都不支薪、不請假。」
回扣第 16 張,現場點開示範:
用小編回客訴的場景:
用「找美編排隊」的痛點對比,順帶帶點私用樂趣:
用「市區 vs 高速公路」類比換檔:
用「加到我的最愛」催收藏:
「學會說話只是第一步,把它存起來才真的省時間。現在掃碼,把三個小幫手加進你的工具箱——會議速記王、留言小幫手、寫真圖卡,回去就能用。」
用「辦了會員卡不去健身」的比喻收心:
「最怕的是——今天加了三個新同事,明天就讓他們變陌生人,像辦了健身房會員卡卻不去。感情是處出來的,回去每天用它做一件小事就好,一天熟一點。」
回扣開場金句作結:
「謝謝蘆洲監理站的每一位夥伴。記得我們的口頭禪——慢慢來,比較快。我們下次見!」